Trasparenza

Introduzione e finalità

Scopo

L’Associazione adotta il presente Codice, da intendersi come documento ufficiale, che esplica i valori a cui tutti i portatori di interesse devono adeguarsi accettando responsabilità, assetti, ruoli e regole della cui violazione essi assumono la personale responsabilità verso l’interno e verso l’esterno.
La conoscenza e l’osservanza del Codice, opportunamente pubblicizzato dall’Associazione, da parte di tutte le associate, sono condizioni primarie per la trasparenza e la reputazione della stessa.

Il Codice Comportamentale è costituito:
– dai principi etici generali, che individuano i valori di riferimento nelle attività/processi associativi; – dai criteri di condotta che forniscono le linee guida e le norme alle quali i soggetti destinatari del Codice sono tenuti ad attenersi;
– dai meccanismi di attuazione, che delineano il sistema di controllo per la corretta applicazione del Codice e per il suo continuo miglioramento.

Struttura

Organi

Le nomine dei componenti degli Organi Sociali devono avvenire mediante procedure trasparenti. Gli Organi agiscono e deliberano con cognizione di fatto e di causa ed in piena autonomia, perseguendo l’obiettivo della creazione di valore per l’Associazione e nel rispetto dei principi di legalità, correttezza e integrità. Le decisioni dei componenti devono essere autonome, ovvero basarsi sul libero apprezzamento e perseguire l’interesse dell’Associazione.
L’indipendenza di giudizio è un requisito essenziale delle decisioni, pertanto i componenti devono garantire la massima trasparenza nell’attuazione e gestione delle operazioni in cui abbiano interessi. In particolare, i componenti del Consiglio Direttivo sono tenuti individualmente a svolgere il proprio
ruolo con serietà, professionalità e presenza, consentendo così all’Associazione di trarre beneficio dalle loro specifiche competenze.

Regole operative

Diffusione e osservanza del Codice

L’Associazione promuove la conoscenza e l’osservanza del Codice tra tutte le associate richiedendone il rispetto e prevedendo, in caso di inosservanza, adeguate sanzioni disciplinari. Tutti sono pertanto tenuti a conoscere il contenuto del Codice, ad osservarlo ed a contribuire alla sua attuazione, segnalando eventuali carenze e/o violazioni (o anche solo tentativi di violazione) di cui siano venuti a conoscenza.
L’Associazione, inoltre, promuove la diffusione e la conoscenza del Codice mediante la formazione/informazione e la sensibilizzazione delle proprie associate, e dei terzi in genere.
L’appartenenza a Women in Plastics Italy implica, come scritto ut supra, l’osservanza della normativa vigente nonché l’accettazione e la piena adesione anche a tutti gli altri documenti fondanti l’Associazione.

Rapporti con i soggetti pubblici e privati

La condotta dell’Associazione è indirizzata alla cooperazione ed alla fiducia nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati (individui, gruppi, aziende, istituzioni), che abbiano a qualsiasi titolo contatti con la stessa e/o abbiano comunque un interesse nelle attività che la stessa pone in essere.

Rapporti con gli Stakeholders

Women in Plastics Italy intende sviluppare, anche grazie al Codice Etico, un rapporto fiduciario con i suoi Stakeholder, cioè con quelle categorie di individui, società commerciali, gruppi, associazioni o istituzioni che, a vario titolo, possono contribuire al perseguimento della sua missione.
Women in Plastics Italy intrattiene rapporti costruttivi, continuativi e trasparenti con tutti i soggetti che con essa si relazionano, con particolare riguardo alle pubbliche amministrazioni, alle organizzazioni professionali e istituzionali, ai media, alle organizzazioni di settore, alle scuole, al fine di migliorare la qualità formativa.

Rapporti con i finanziatori

Al fine di evitare l’insorgere di interessi concorrenziali o conflittuali, Women in Plastics Italy si impegna ad accettare fondi finalizzati al sostegno dell’Associazione e degli specifici progetti dalla stessa, gestendo in maniera del tutto autonoma ed indipendente per lo svolgimento di attività predeterminate.
Tutto ciò in ossequio all’indipendenza e alla trasparenza dell’Associazione che sin dalla fondazione, pur riconoscendo il ruolo di primaria importanza dei finanziamenti erogati da terzi (o sponsorship o partnership), si impegna a mantenere il proprio carattere No Profit nella gestione delle proprie risorse finanziarie e delle proprie attività.

Relazioni con i fornitori

Women in Plastics Italy sviluppa con i propri fornitori rapporti improntati alla correttezza e all’integrità, evitando qualsiasi rischio di conflitto d’interessi, ispirandosi esclusivamente a criteri di professionalità e competenza.
I fornitori sono sensibilizzati a svolgere l’attività seguendo standard di condotta coerenti con quelli indicati nel Codice Etico, in particolare devono assicurare il rispetto dei diritti dei propri lavoratori e gestire in modo responsabile gli impatti ambientali e sociali. Le informazioni riguardanti i dipendenti, fornitori, amministratori, Associati, sono trattate da Women in Plastics Italy con riservatezza, nel rispetto della normativa in materia di tutela della privacy.

Comunicazione

Attività quali la pubblicazione di documenti, la concessione di interviste, le presentazioni pubbliche, o attività di comunicazione che siano in qualche modo connesse a o rappresentative di Women in Plastics Italy non devono ledere l’immagine dell’Associazione, rispettando un linguaggio ed un approccio che siano conformi al codice etico e ai valori dell’Associazione su qualsiasi canale di comunicazione sia esso offline o online. Queste attività, qualora coinvolgano o si colleghino direttamente o indirettamente all’Associazione, sono altresì consentite previa autorizzazione del Consiglio Direttivo.
L’Associazione si assicura che siano rispettati i diritti di proprietà intellettuali di titolarità di Women in Plastics Italy e di terzi, ivi inclusi i diritti d’autore, i marchi, i loghi, i brevetti e le informazioni riservate.

Web e Social Media Policy

La presente sezione si prefigge di invitare le Associate a mantenere un approccio corretto e responsabile nei confronti dei nuovi mezzi di comunicazione e suggerisce un uso appropriato e consapevole dei canali di comunicazione digitali presenti (social media, blog, website etc.) e qualsiasi canale di futura generazione, specialmente quando l’attività può avere un impatto, anche potenziale, sulla responsabilità e sulla reputazione di Women in Plastics Italy.
Oltre all’utilizzo di un linguaggio adatto allo stile del social utilizzato, rimangono valide le regole per la redazione web di qualunque altro testo: verificare le fonti, scrivere in un italiano (o in altra lingua) corretto, scrivere solo di fatti certi e verificati, usare trasparenza, non mancare di rispetto a persone e/o aziende (pubbliche o private), gruppi o categorie di persone e istituzioni, evitare comunicazione comparativa.
Infine, vanno rispettate sempre le regole della buona educazione, in particolare quelle della netiquette sul web (Galateo della Rete). L’utilizzo scorretto di tali mezzi, infatti, può danneggiare anche gravemente l’immagine e la reputazione dell’Associazione e di conseguenza le figure professionali che vi collaborano.

Principi inderogabili

Fondanti

L’Associazione impronta il proprio operato verso il miglioramento della qualità del lavoro e della società, in particolare per le donne, attraverso il proprio ruolo professionale nel settore, l’esperienza e il valore personale. Women in Plastics Italy perseguire l’ideale dell’organizzazione non lucrativa e le

Associate considerano lo sviluppo del mondo No Profit il principio dominante della vita associativa, proponendosi di escludere ogni interferenza derivante da interessi individuali non compatibili con le finalità condivise.
Il raggiungimento degli obiettivi associativi è perseguito, da parte di tutte coloro che operano nell’Associazione con lealtà, serietà, onestà, competenza e trasparenza, nell’assoluto rispetto delle Leggi e delle Normative vigenti.
Conformità alle Leggi, trasparenza e correttezza gestionale, fiducia e cooperazione sono i principi etici a cui l’Associazione si ispira e da cui deriva i propri modelli di condotta. Tutte coloro che operano nell’Associazione, senza distinzioni ed eccezioni sono, pertanto, impegnate ad osservare e far osservare questi principi.

Responsabilità, conformità a Leggi e Regolamenti

Nella realizzazione della missione associativa i comportamenti di tutti i destinatari del Codice devono essere ispirati dall’etica della responsabilità.
L’Associazione ha come principio imprescindibile l’osservanza di Leggi e Regolamenti vigenti in Italia (e in tutti i Paesi in cui si trova ad operare) nel rispetto dell’ordine democratico ivi costituito, in conformità ai principi fissati nel Codice, al manifesto ed agli altri documenti fondanti l’Associazione. L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che operano per l’Associazione.
I rapporti con le Autorità di quanti operano per conto di Women in Plastics Italy devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle Leggi e delle Normative e delle loro funzioni istituzionali.
Qualora esistessero dei dubbi su come procedere si dovranno richiedere adeguate informazioni all’Associazione.

Regole di comportamento

Tutte le attività lavorative di quanti operano per l’Associazione devono essere svolte con impegno professionale, rigore morale e correttezza gestionale, anche al fine di tutelare l’immagine di Women in Plastics Italy.
I comportamenti e i rapporti di tutti coloro che a vario titolo operano nell’interesse dell’Associazione, all’interno ed all’esterno della stessa, devono essere ispirati ai principi della trasparenza, correttezza, efficienza, spirito di servizio e reciproco rispetto.
In tale contesto il Consiglio Direttivo deve per primo rappresentare con il suo operato un esempio per tutte le associate attenendosi, nello svolgimento delle proprie funzioni, ai principi ispiratori del Codice, curandone la diffusione tra le associate e sollecitandole a presentare richieste di chiarimenti o proposte di aggiornamento ove necessario. Women in Plastics Italy dedica la massima attenzione al rispetto dei diritti fondamentali dell’uomo. L’Associazione pone in essere relazioni improntate al rispetto della dignità umana e delle garanzie fondamentali riconosciute dalle leggi nazionali e sovranazionali a tutti gli uomini.
L’Associazione ispira la propria identità al principio per cui la dignità umana è inviolabile e deve essere rispettata e tutelata (art. 1 Carta dei Diritti Fondamentali dell’Unione Europea).
Da ciò scaturisce che Women in Plastics Italy si impegna ad offrire a tutte le proprie risorse umane un ambiente positivo e stimolante, garantendo a tutte le associate il riconoscimento ed il rispetto della loro dignità, dei propri diritti, della propria diversità culturale e individuale cercando allo stesso tempo di creare una forte cultura di Gruppo.
• Il principio della trasparenza si fonda sulla veridicità, accuratezza e completezza
• Il principio della correttezza implica il rispetto dei diritti, anche sotto il profilo della privacy e delle pari opportunità, di tutti i soggetti che risultino coinvolti nella propria attività lavorativa e professionale.
• Il principio della efficienza richiede che in ogni attività venga realizzata l’economicità della gestione delle risorse impiegate e venga assunto l’impegno di offrire un servizio adeguato rispetto alle esigenze rappresentate.
• Il principio dello spirito di servizio implica che ciascun destinatario del Codice sia sempre orientato, nei propri comportamenti, alla condivisione della Vision e della Mission di Women in Plastics Italy, volte a fornire un servizio di alto valore sociale e di utilità alla collettività.
• Il principio di reciproco rispetto comporta la non discriminazione di qualsivoglia diversità (fisica, culturale, religiosa ecc..) così come la collaborazione tra le varie associate indipendentemente dalle gerarchie.
Women in Plastics Italy intende sviluppare il valore della concorrenza adottando principi di correttezza, leale competizione e trasparenza nei confronti di tutti gli interlocutori.
L’Associazione nello svolgimento della propria attività si impegna a salvaguardare Sicurezza e Ambiente.

Regali, omaggi, dazioni, promesse di favori, benefici e altre utilità

L’Associazione vieta a tutti coloro che operano nel suo interesse, in suo nome o per suo conto di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni, benefici o favori non dovuti (sia diretti che indiretti e anche in termini di opportunità di impiego) in relazione a rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, pubblici dipendenti o soggetti privati, finanziatori e fornitori, per influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità.
Omaggi o atti di cortesia e di ospitalità sono consentiti nella misura in cui, di modico valore e nel rispetto delle normali pratiche commerciali e di cortesia, per natura e valore sono tali da non compromettere l’integrità, l’immagine, l’indipendenza e la reputazione di una delle parti e tali da non poter essere interpretati come finalizzati a ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato.
È fatto assoluto divieto di accettare o donare denaro o doni a esso equivalenti (es. buoni di acquisto beni).
Eventuali storture debbono essere portate immediatamente a conoscenza del Consiglio Direttivo.

Conflitto di interessi

L’Associazione vuole instaurare verso le proprie associate un rapporto di piena fiducia, nell’ambito del quale è dovere primario utilizzare le proprie capacità lavorative per la realizzazione dell’interesse associativo, in conformità ai principi fissati nel Codice che rappresentano i valori cui Women in Plastics Italy si ispira.
Il Consiglio Direttivo e le associate devono evitare ogni situazione e astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli dell’Associazione, o che possa interferire e intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo, decisioni nell’interesse di Women in Plastics Italy, o che contrasti con il corretto adempimento dei propri compiti o che possa nuocere agli interessi e all’immagine dell’Associazione.

Il verificarsi di situazioni di conflitto di interessi, oltre ad essere in contrasto con le norme di legge e con i principi fissati nel Codice, risulta pregiudizievole per l’immagine e l’integrità di Women in Plastics Italy.
Al Consiglio Direttivo spetta il compito di valutare l’effettiva e concreta esistenza di situazioni di conflitto di interessi al fine di evitare che chiunque, tra le Associate o collaboratori di Women in Plastics Italy, possa trarre vantaggio da situazioni distorsive o causare anche indirettamente discredito alla serietà, all’indipendenza ed alla trasparenza dell’Associazione e delle attività da essa svolte. L’Associata che abbia notizia di una potenziale situazione di conflitto di interessi è tenuta a darne tempestiva comunicazione al Consiglio, che procederà alle opportune verifiche.
Si avrà conflitto di interessi quando un’Associata di Women in Plastics Italy si trovi in una situazione di conflitto concreto e specifico, tale cioè da pregiudicare la sua autonomia di giudizio in relazione ad una determinata attività da svolgere in favore dell’Associazione.
Al fine di evitare la nascita di potenziali conflitti e di garantire al contempo la trasparenza dell’Associazione, le Associate di Women in Plastics Italy dovranno sempre informare il Consiglio Direttivo della loro partecipazione a convegni, riunioni, o attività in generale, qualora la partecipazione sia in qualità di Associata di Women in Plastics Italy, ed ottenere la preventiva autorizzazione del Direttivo.
In caso di accertata violazione del Codice, è il Consiglio Direttivo a esprimersi in merito.
Nel caso in cui la violazione coinvolga più membri del Consiglio Direttivo, è l’Assemblea dei Soci a esprimersi.
Qualora non venga dato seguito alla segnalazione o, pur dandole seguito, non venga comminata la sanzione, l’Organo adito deve fornire adeguate motivazioni.

Rapporti con l’esterno

I rapporti (e la correlata gestione delle risorse finanziarie) attinenti all’attività dell’Associazione intrattenuti con pubblici ufficiali o con incaricati di pubblico servizio (che operino per conto della Pubblica Amministrazione, centrale e periferica, o di organi legislativi, di istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche nazionali e di qualsiasi Stato estero), con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre Autorità indipendenti devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle Leggi e delle Normative vigenti, dei principi fissati nel Codice in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.
L’Associazione non contribuisce in alcun modo, sotto qualsiasi forma, al finanziamento di partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, dei loro rappresentanti e candidati.

Sostenibilità

Politica Ambientale

Nell’ambito delle proprie politiche l’Associazione stabilisce il suo impegno volto alla protezione ambientale e ad un uso sostenibile delle risorse, attraverso la ricerca del miglioramento continuo e il ricorso, ove possibile, delle migliori tecnologie disponibili.
Allo stesso tempo, ciascuno membro dell’Associazione si impegna ad abbattere l’immagine totalmente denigratoria attribuita alla plastica in favore del sostegno e della promozione di essa quale materiale benevolo e insostituibile in molteplici contesti e settori.
L’Associazione si impegna a gestire le proprie attività nel pieno rispetto della Normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.

L’Associazione e le Associate si impegnano inoltre a privilegiare interlocutori che forniscono disclosure sugli impegni di sostenibilità adottati, con particolare riferimento alla dimensione sociale e ambientale.

Informazioni

Gestione delle informazioni

Tutti coloro che operano a qualsiasi titolo per conto dell’Associazione sono tenuti a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni, in conformità alle Leggi, ai Regolamenti e alle circostanze; sono tenuti a non divulgare, comunicare o richiedere indebitamente notizie, sui documenti, sul know-how, sui progetti, sulle operazioni ed in generale su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione.
In particolare, costituiscono informazioni riservate o segrete tutte le notizie di qualsiasi natura apprese nello svolgimento o in occasione di attività associative, la cui diffusione e utilizzazione possa provocare un pericolo o un danno a Women in Plastics Italy e/o un indebito guadagno dell’associata. La violazione dei doveri di riservatezza da parte delle associate inficia gravemente il rapporto fiduciario e può determinare l’applicazione di sanzioni.
Il dovere di riservatezza continua anche dopo l’uscita dall’Associazione, fino a quando l’utilizzo o la divulgazione di informazioni o notizie possa recare pregiudizio agli interessi dell’Associazione, e l’associata dovrà adoperarsi affinché siano rispettati gli adempimenti previsti dalle vigenti normative sulla privacy.

Informativa associativa

Nei limiti stabiliti dalle normative vigenti, l’Associazione fornisce in modo tempestivo e completo le informazioni, i chiarimenti, i dati e la documentazione richiesti dalle associate, finanziatori, fornitori, autorità pubbliche, Stakeholders.
Una esaustiva e chiara comunicazione associativa costituisce garanzia della correttezza dei rapporti:
• con le associate, che devono poter agevolmente accedere ai dati informativi, in accordo con la normativa vigente;
• con i terzi in genere, che vengono in contatto con l’Associazione, che devono poter avere una rappresentazione chiara di Women in Plastics Italy.

Sistema di controllo e sanzioni

Controllo

Nel rispetto della Normativa vigente e nell’ottica della pianificazione e della gestione delle attività associative, orientate all’efficienza, alla correttezza, alla trasparenza e alla qualità, Women in Plastics Italy attua la gestione ed il controllo a cui consegue l’adozione di misure idonee a garantire il rispetto delle Leggi e dei principi del Codice, prevenire comportamenti illeciti, scoprire ed eliminare tempestivamente le situazioni di rischio.
Women in Plastics Italy promuove e cura costantemente la conoscenza del Codice Comportamentale da parte dei soggetti destinatari dello stesso.
Copia del Codice è distribuita a tutte le associate.
Consigli e chiarimenti sui contenuti del Codice possono essere richiesti al Consiglio Direttivo.
Ogni modifica e/o integrazione deve avvenire con delibera del Consiglio Direttivo.

Tutti i soggetti interessati, interni ed esterni, sono tenuti a segnalare con tempestività, verbalmente o per iscritto (rispetto alla natura della violazione) e in forma non anonima eventuali inosservanze del presente Codice e ogni richiesta di violazione del medesimo, da chiunque proveniente, al Consiglio Direttivo. L’Associazione tutela gli autori delle segnalazioni contro le eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti, mantenendone riservata l’identità (fatti salvi gli obblighi di legge).
Gli autori di segnalazioni palesemente infondate sono passibili di sanzioni.

Sistema sanzionatorio

La previsione di un adeguato sistema disciplinare e di idonei meccanismi sanzionatori è un elemento qualificante; il Consiglio Direttivo si assicura che il Codice sia adottato ma anche efficacemente attuato.
L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni delle associate anche ai sensi e per gli effetti del Codice civile.
Il mancato rispetto dei dettami del Codice attiva il meccanismo sanzionatorio previsto da quest’ultimo.
Il sistema sanzionatorio è rivolto tanto nei confronti dei soggetti in posizione apicale, quanto verso le associate senza ruoli direttivi, financo a terzi.
I provvedimenti comminabili, nel caso di comprovate violazioni delle norme del Codice Etico associativo, sono i seguenti:
a) avvertimento formale con richiesta di immediata cessazione del comportamento;
b) sospensione associativa per un termine che il Consiglio Direttivo definirà sulla base della gravità dell’infrazione;
c) espulsione dall’Associazione.
In casi particolari, potrà essere stabilita un’ammenda, la cui entità corrisponda al valore del danno subito dall’Associazione.
L’applicazione della sanzione di cui alla lettera c) dovrà essere formalmente approvata dal Consiglio Direttivo, con esclusione, nel caso in cui destinatario del provvedimento fosse un membro del Consiglio, del voto dello stesso di tale componente.
Il Consiglio dispone l’esecuzione e i relativi tempi di attuazione della sanzione.

Attuazione ed operatività

Emanazione e modifiche

L’adozione del presente Codice è deliberata dal Consiglio Direttivo ed è approvata dall’Assemblea Ordinaria.
I suoi eventuali successivi aggiornamenti sono proposti dalla Presidente e devono essere sottoposti all’approvazione dello stesso Consiglio Direttivo.
Saranno poi eventualmente portati a conoscenza dei destinatari e delle Associate attraverso la distribuzione, in formato cartaceo e/o elettronico, la pubblicazione sul sito internet e qualsiasi altra forma che l’Associazione ritenga appropriata.

Sottoscrizione

Ogni Associato prende visione ed accetta il presente Codice, esprimendo in modo esplicito l’impegno a non contravvenirvi in nessun modo e a non ostacolare il lavoro degli organi preposti alla salvaguardia della sua effettività.
Il Consiglio Direttivo accoglierà le istanze degli utenti che potranno rivolgersi ad esso per segnalare, per iscritto e in forma anonima, eventuali comportamenti che possano risultare difformi dal presente Codice.
È garantita la riservatezza sull’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. Nell’ambito dell’attività di verifica sull’osservanza del Codice, il Consiglio Direttivo:

– provvede ad istruire i casi di presunte infrazioni al Codice sottoponendo le proposte di sanzione per le quali siano risultate fondate, a suo giudizio, le contestazioni o le denunce di infrazione al Codice;
– esprime pareri consultivi sull’applicazione del Codice e si presenta almeno una volta all’anno di fronte all’Assemblea delle Associate per fornire una relazione del suo operato.
Il Consiglio Direttivo svolge anche una funzione di raccomandazione preventiva in relazione a determinati comportamenti che, pur non costituendo palesi violazione del Codice Etico, non appaiono conformi ai principi generali del Codice stesso o i principi associatevi di Women in Plastics Italy.